一、院长办公室职责

       院长办公室是全院综合办事与协调的行政机构，是行政工作的枢纽，其主要职能是参与政务、管理事务、行政督办和搞好服务、对外联络，起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。是医院的主要窗口部门之一。下设：文印室、电话室、档案室、收发室四个班组。

       （一）贯彻执行上级如国家卫生部、省委、省政府、省卫生厅等的指示和决定，负责布置、督办、检查执行情况并催办落实。

       （二）深入科室，开展调查研究，搜集有关医院管理和医疗工作的信息，及时向院领导反映情况，协同处、科室向领导提出医院发展规划的建议，主动做好院领导的参谋助手。

       （三）会议管理。参加院长办公会并编发会议纪要；根据院长办公会议的决定，发出决定通知书；督办、协调院长办公会决策事项，特别是一些需要多科协作完成的事项。负责其他全院性行政会议管理，做好会议记录，编发会议纪要。

       （四）公文处理。负责全院公文的登记、批办、转送、催办、归档和保密工作；负责起草全院综合性的行政工作计划、总结、报告、决定等；协助院长组织有关部门制订医院发展规划、各项规章制度。负责审核、印发以省医科院•省医院名义发出的行政公文。负责收集信息，编发相关简报。完成上级有关部门《年鉴》的组稿工作。编发医院《大事记》等。

       （五）综合协调。按院领导要求协调全院重大活动、牵头办理院领导指定的重要事项。负责院领导办公区办公用品、设施、设备的配备与管理。协助处理川港康复中心建设项目与培训项目相关事务。

       （六）绩效管理工作。按卫生厅要求下达绩效管理任务，牵头接受卫生厅考核。

       （七）负责院务公开中向社会患者公开部分的牵头工作。

       （八）来信来访。牵头负责院内职工信访接待，负责院长信箱事务管理。对来信来访中提出的重要问题和建议及时向院领导报告，负责或督促相关部门对来信来访者提出的问题做出答复。

       （九）院总值班管理。院总值班负责处理非办公时间的医务、行政和临时事务。

       （十）印章管理。负责医院印章、院长印章及各部门印章的刻制、发放、管理工作；开具对外行政介绍信及证明。

       （十一）通信管理。负责全院公务信件的投递。公务信箱设在办公楼一楼。

       （十二）文印管理。主要是全院公文印发，部门、科室资料的复印等工作。文印室设在行政楼九楼。

       （十三）档案管理。贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和规定，负责全院综合类档案的收集、整理、归档、保管工作。负责对全院兼职档案工作人员的业务培训。档案室设在行政楼九楼。

       （十四）通讯管理。负责全院电话的配置、维护、号码查询等工作。院电话总机班设在行政楼九楼。

       （十五）报刊、杂志收发管理。负责全院报刊、杂志的收订和发放工作。收发室设在医院大门右侧。

       （十六）依法执业。负责医院《法人证书》、《机构代码证》、《医疗执业许可证》等重要证件的送审、年检、校验等工作。

       （十七）负责“三无”人员相关联系及处理工作。

       （十八）其它工作。负责全院与上级机关、兄弟单位的工作联系、接待工作；院红十字会、全国医科院协会的秘书工作；以及院领导临时交办的其他工作。

二、院长办公室工作制度

       （一）院长办公室接受院长和分管副院长的领导，执行院长办公室工作职能、高效优质完成上级和医院下达的各项任务。

       （二）认真贯彻执行党和国家各项方针政策和医院的各项规章制度，遵纪守法，廉洁奉公。

       （三）热情服务，着装整洁，佩戴胸牌，言行得体，保持良好的窗口形象。

       （四）做好院内外以及院内上下各级部门情况勾通，积极协调各方面工作。

       （五）做好来访、参观等接待工作，做到安排周密、妥当、热情。

       （六）办理全院性会务，坚持勤俭节约办会原则。

       （七）办理文件的打印装订工作，做到准确及时、字迹清楚，无特殊情况不得拖延。

       （八）做好全院文书档案的收集、整理、立卷存档工作，执行保密制度。

       （九）严格执行印章管理制度，不得违规使用医院及院领导印鉴。

       （十）负责档案室、电话总机室、文印室、收发室及院内通讯管理，确保各班组工作正常运转。

       （十一）及时处理信访，做到有登记，有结果，不积压，不拖延，重大问题及时向领导报告。

       （十二）院领导交办的临时性工作要尽快完成并随时汇报。

       （十三）执行医院安全消防制度。

三、院长办公室安全管理制度

       （一）为加强办公室安全管理，维护良好办公秩序，按照“谁使用，谁负责”的原则，制订本制度。

       （二）办公室主任是部门安全管理工作第一责任人，办公室副主任具体分管；各班组组长是各班组安全管理第一责任人；八楼办公室安全责任人由主任指定。

       （三）办公室工作人员上班需按要求佩戴工作证，非因工作关系，员工不得在办公室深夜逗留；不得留与工作无关人员长时间在办公室。

       （四）用电安全。不私自使用大容量电器；充电器严禁长时间插在电源上；全体员工都有责任在下班或放假期间将自己座位或附近的门、窗、空调、照明及电脑电源开关等及时关闭，以确保安全及节约能源；一旦发现电器或线路故障立即做好应急处理并及时向有关部门报告。

       （五）钥匙管理。办公室钥匙由办公室秘书负责保管，个人不得私自拿钥匙进出领导办公室，因工作需要量而院领导不在办公室时，需2人一起进出；办会部门借用会议室钥匙，需督促及时归还。

       （六）环境安全。保持工作环境及通道干净、整齐，不得随意乱放物品；办公室内禁止吸烟。发现一次扣绩效50元。

       （七）消防安全。办公室已配置防火设备，员工要熟悉消防设备使用方法，发现火灾隐情,立即消除或报告保卫部。火警电话：119；保卫部：3272、3262。

       （八）文件及电脑安全 。

       1．文件收发管理按医院《公文处理实施细则》执行。

       2．OA系统的登陆密码只限指定的操作人员使用，不得对外泄漏。

       3．使用电脑过程中,不得随意下载、打开来历不明的软件或邮件，不浏览与工作无关的网站，防止电脑病毒传播；长时间离开座位,应退出当前操作系统，设置成为屏幕保护、待机或关机状态。

       4．重要文件及有保密要求的文件应加安全密码保护。

       （九） 突发事件的预防及处置。

       1．组织学习医院突发事件处置预案，强化员工应急能力。

       2．办公室负责人、特殊岗位（印章管理、电话班管理）负责人手机必须保持24小时开机状态，及时处理应急事务。

       3．发生突发、紧急事件，当值员工应该立即向所属班组长和办公室负责人报告；负责人接到事件报告后应根据事件类别及状态，启动应急机制。涉及跨部门、科室的事件，尽快通知有关部门负责人，进行补救措施或临时处理，并及时将处理情况报告分管院领导。

       4．处理紧急事项时各位员工必须服从主任或主任指定的指挥人员调配，保证现场有专人负责，直至事件处理完毕。

       5．事后及时总结、分析，实施持续改进。

       （十）落实办公室安全责任制。室内发现失盗案件或火灾事故要查明原因，明确责任，并视情节轻重给予责任人相应处理。